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Dokumentenverwaltung

Bei größeren Projekten fallen zigtausende Ein- und Ausgänge an. Jedes dieser Schriftstücke, jeder Plan, jedes Dokument muss bei Bedarf in Sekundenschnelle gefunden und angezeigt und weiterbearbeitbar bzw. verteilbar werden können.

In der PMTools Dokumentenverwaltung wird jedes Dokument umfassend durch Absender-, Empfänger- und Betreffgewerk, durch Verfasser, Datumsangaben, Verteiler und Anlagen beschrieben. Alle Felder stehen für Filter und Sortiervorgänge zur Verfügung.
Der Aufwand für Suchen und Finden gewünschter Schriftstücke lässt sich dadurch enorm senken.

Durch eine Funktion zwischen Oracle und Office Produkten wird die Übernahme der in der Datenbank verwalteten Kennwerte in den Briefkopf ermöglicht. Gemeinsam mit den nach Ihren gestalteten Dokumentvorlagen ergibt sich ein Layout als Bürostandard. Die Verbindung mit den Projektbeteiligten, der Gewerkeverwaltung, Themen und Besprechungskreisen in der Erstellung der Dokumente gewährleistet, dass keine wesentliche Information vergessen wird und der Autor sich sofort auf den Inhalt konzentrieren kann.

Eine Ordnung der Schriftstücke entsteht vor allem aber auch durch die chronologische Sortierung der Schriftstücke nach verschiedenen Kriterien wie Bearbeitungsdatum, Publikationsdatum, Themen, Aktenordner, Virtuelle Ablage, Gewerkebezug, ...

Musterbriefe für oft wiederholte Geschäftsfälle stehen ähnlich wie Textbausteine zur Verfügung und können aus dem aktuellen Datensatz des Adressaten aufgerufen und in die Projektebene hineinkopiert werden. Das verkürzt die Bearbeitung, reduziert die Einarbeitungszeit und senkt die Fehlerquote.

Definierbare Filter für Themen, Aktenordner, etc. machen die Dokumentenverwaltung zu einem sehr leistungsfähigen Managementtool.

Volltextsuche ergänzt die Möglichkeiten zur inhaltlichen Suche Ihrer abgespeicherten Dokumente.

 

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