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Tasks, Agenda

Das TaskManagement, die Agendaverwaltung ist ein mächtiges Werkzeug, mit dem die Flut an Teilinformation zu einem Projekt strukturiert erfasst und gezielt weiterarbeitet, wiedergefunden werden kann.

Im Laufe eines Projektes können sich durchaus mehrere 10.000 Einträge ansammeln. Da jede Aufgabe, jede Information durch Zuordnung von Gewerk, Termin, Bauteil und Raumnummer umfassend codiert wird, lassen sich durch Filter und Sortiermöglichkeiten bedarfsgerechte Teilmengen/Arbeitslisten bilden. 

Agendapunkte können Aufgaben, Termine, Fristen, Notizen darstellen. In jeder der aufgelisteten Rubrik können Schlagworte vergeben werden.

Tasks, Agenda werden in Besprechungskreisen bearbeitet, der direkte Übergang in Protokolle und die gewerkebezogenen Anzeigen im Dashboards sind eine große Hilfe der Projektteilnehmer die Aufgaben aufzubereiten.

Für die Protokollbearbeitungen werden Besprechungskreise definiert, in denen Protokolle, Teilnehmer, Anwesende chronologisch durchnummeriert werden und die Aufgaben dazu erfasst und dargestellt werden.

Alle offenen Tasks werden automatisch in die nächste Besprechung mitgenommen.

Beim Erfassen und anschliessenden Versenden von kritischen Aufgaben wird eine Verknüpfung zum DokumentenManagement hergestellt, sodass alle Übermittlungen festgehalten werden.

Damit haben Sie eine lückenlose Dokumentation aller Agenda in Ihrem Projekt und können in Sekunden auch eine Nachverfolgung zur Übermittlung der Inhalte an Dritte einsehen.

Besprechungsvorlagen, Einladungen sind Teil des BesprechungsManagement, ein wichtiger Teil der Aufbau+Abwicklungsorganisation. 

Aus allen Besprechungskreisen können terminorientierte oder firmenorientierte Gesamtlisten aller offenen Punkte kombiniert werden, Basis für Statistiken und Krisenidentifikation.

TaskManagement nutzt die Aufbauorganisation (Gewerke-, Projektteilnehmerstruktur) der Projekte, um die Aufgaben immer eindeutig zuzuordnen. Besprechungskreise bilden die Arbeitsgruppen der kleinen und großen Projekte ab und ermöglichen die Koordination und den Informationstransfer in mehreren Ebenen.

Planung und öBA bedeutet die Ideen, Beiträge und die Aufgaben der ProjektteilnehmerInnen in unterschiedlichen Stadien der Bearbeitung so festzuhalten, dass jede/r Einzelne seine nächsten Schritte und Beiträge bearbeiten kann und für das ganze Team die notwendige Übersicht und der Zusammenhang gewahrt wird.

Direkte Fragen und Kontakte, neue Themen, noch zu bearbeitende Punkte werden Besprechungskreisen und Aufgabenträgern (Gewerke, Projektteilnehmer) zugeordnet und können mit Zielterminen, Bauteil-/Raumbezeichnungen oder Prioritäten kategorisiert und in jedem Meeting durchgearbeitet werden.

Neue Bearbeitungsaspekte werden in Fortschreibungspunkten festgehalten. Die Aufteilung größerer Aufgaben in Unterpunkte ermöglicht strukturierte Bearbeitung komplexer Themen.

Die Zuteilung der Aufgaben an Gewerke, MitarbeiterInnen, die Abschätzung von Erfüllungsgraden erleichtert die Arbeitsorganisation und die Anpassung an die Teams. Alle Punkte bleiben solange in Besprechungsvorlage, bis sie erledigt sind.

Jede einzelne Aufgabe ist verknüpft mit dem/r AufgabenträgerIn, Zielterminen, auch Raumnummern gliederbar in Unterpunkte und Fortschreibungen, alle Stadien der Bearbeitung werden dokumentiert.

Die Aufgaben können aus Terminplänen, aus Leistungsbildern extrahiert werden, sodass die Nomenklatur zusammenpasst und die Schritte der Entwicklungsarbeit nachvollziehbar werden.

Gewerke-, Personenbezogene Filter selektieren die eigenen von den Aufgaben der anderen ProjektteilnehmerInnen, ermöglichen eine immer aktuelle Sicht für jede/n ProjektteilnehmerIn über die to do ́s und die Termine, auch über mehrere Themen, Bearbeitungs-/Besprechungskreise oder Projekte hinweg.

Protokolle sind das Ergebnis der in den Besprechungen vorgenommenen Ergänzungen zu den Einzelpunk-ten, offene Punkte bleiben in der Tisch-/Bildschirmvorlage. Der Protokollversand ist nur noch ein abschließender Knopfdruck.

Zusätzlich können alle Projektbeteiligten ihre Punkte als Auszug immer und von überall abrufen, ausdrucken, an MitarbeiterInnen verteilen und sich auch zwischendurch für die nächste Besprechung vorbereiten.

TaskManagement dokumentiert alle Informationen und die Verteilung sofort, im Moment des Speichern.

Zusätzlich zu den oft zu langen Protokollen „über alles“, bekommt jeder Projektbeteiligte eine Nachricht über die Aktualisierung der Aufgaben und kann sie für die eigene (Organisations-)Arbeit ad hoc verwenden.

Ziel: eine gemeinsame, transparente, stets aktuelle to-do-Liste = TaskManagement.

 

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