M4 TaskManagement

TaskManagement für ArchitektInnen, GPs, FachplanerInnen, öBA/OÜ, PS + BK

TaskManagement nutzt die Aufbauorganisation (Gewerke-, Projektteilnehmerstruktur) der Projekte, um die Aufgaben immer eindeutig zuzuordnen. Besprechungskreise bilden die Arbeitsgruppen der kleinen und großen Projekte ab und ermöglichen die Koordination und den Informationstransfer in mehreren Ebenen.

Planung und öBA bedeutet die Ideen, Beiträge und die Aufgaben der ProjektteilnehmerInnen in unterschiedlichen Stadien der Bearbeitung so festzuhalten, dass jede/r Einzelne seine/ihre nächsten Schritte und Beiträge bearbeiten kann und für das ganze Team die notwendige Übersicht und der Zusammenhang gewahrt wird.

Direkte Fragen und Kontakte, neue Themen, noch zu bearbeitende Punkte werden Besprechungskreisen und AufgabenträgerInnen (Gewerke, ProjektteilnehmerInnen) zugeordnet und können mit Zielterminen, Bauteil-/Raumbezeichnungen oder Prioritäten kategorisiert und in jedem Meeting durchgearbeitet werden.

Neue Bearbeitungsaspekte werden in Fortschreibungspunkten festgehalten. Die Aufteilung größerer Aufgaben in Unterpunkte ermöglicht strukturierte Bearbeitung komplexer Themen.

Die Zuteilung der Aufgaben an Gewerke, MitarbeiterInnen, die Abschätzung von Erfüllungsgraden erleichtert die Arbeitsorganisation und die Anpassung an die Teams. Alle Punkte bleiben solange in Besprechungsvorlage, bis sie erledigt sind. Jede einzelne Aufgabe ist verknüpft mit dem/r AufgabenträgerIn, Zielterminen, auch Raumnummern gliederbar in Unterpunkte und Fortschreibungen, alle Stadien der Bearbeitung werden dokumentiert.

Die Aufgaben können aus Terminplänen, aus Leistungsbildern extrahiert werden, sodass die Nomenklatur zusammenpasst und die Schritte der Entwicklungsarbeit nachvollziehbar werden.

Gewerke-, Personenbezogene Filter selektieren die eigenen von den Aufgaben der anderen ProjektteilnehmerInnen, ermöglichen eine immer aktuelle Sicht für jede/n ProjektteilnehmerIn über die to do´s und die Termine, auch über mehrere Themen, Bearbeitungs-/Besprechungskreise oder Projekte hinweg.

Protokolle sind das Ergebnis der in den Besprechungen vorgenommenen Ergänzungen zu den Einzelpunkten, offene Punkte bleiben in der Tisch-/Bildschirmvorlage. Der Protokollversand ist nur noch ein abschließender Knopfdruck.

Zusätzlich können alle Projektbeteiligten ihre Punkte als Auszug immer und von überall abrufen, ausdrucken, an MitarbeiterInnen verteilen und sich auch zwischendurch für die nächste Besprechung vorbereiten.

TaskManagement dokumentiert alle Informationen und die Verteilung sofort, im Moment des Speichern.

Zusätzlich zu den oft zu langen Protokollen „über alles“, bekommt jede/r Projektbeteiligte eine Nachricht über die Aktualisierung der Aufgaben und kann sie für die eigene (Organisations-)Arbeit ad hoc verwenden.

 Ziel: eine gemeinsame, transparente, stets aktuelle to-do-Liste = TaskManagement.

Ablauf der Webinare

Nach erfolgreich abgeschlossener Anmeldung erhalten Sie die Bestellbestätigung Ihres Webinares.

Spätestens am Tag vor dem Webinartermin erhalten Sie in weiterer Folge eine Einladung zum Webinar an die von Ihnen beim Kauf eingetragene Email-Adresse.

Abgehalten wird das Webinar über Teams.

Vorbereitende Maßnahmen (kurz vor dem Webinar)

• Bitte schalten Sie Ihr Mikrofon und Video aus.

Während des Webinars

• Alle Fragen die während des Webinars entstehen, werden von einem zweiten Referenten gesammelt und nach Möglichkeit am Ende des Webinars oder im Anschluss per Sammelmail versandt.

Die Anmeldefrist endet 24 Stunden vor Beginn des Webinars.